Mit Smart Notes wird dein Meeting perfekt erfasst

Wir alle kennen das: Das Meeting ist vorbei, du starrst auf deine hingekritzelten Notizen und versuchst, wie ein Puzzle zusammenzusetzen, was gerade besprochen wurde. Für all jene von uns, die von einem Meeting ins nächste eilen, kann es sich wie ein eigener Vollzeitjob anfühlen, gute Notizen zu machen. Hastig geschriebene Notizen gehen oft im Wirrwarr verloren, sodass wir wichtige Details vergessen, von denen wir sicher waren, dass wir sie uns merken würden. Effektive Meetings sollten ein Katalysator für Fortschritt sein, jedoch wird ihre Dokumentation oft zu einem Bremsklotz für die Produktivität.

Hier kommen Smart Notes von Notion ins Spiel – dein alltäglicher Partner, um Meetings zu optimieren. Der Assistent ist direkt in deinen Workspace integriert und übernimmt die Notizen, sodass du dich wirklich auf das Gespräch konzentrieren kannst.

In dieser Anleitung erfährst du Folgendes:

• Erste Schritte mit Smart Notes

• Gestalte mit diesen einfachen Tipps und Tricks deine Meetings besser

• Lass die KI die Aufgaben nach dem Meeting übernehmen, sodass du dich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren kannst

Smart Notes sind wie ein Block, den du zu jeder Notion-Seite hinzufügen kannst. Dadurch kannst du immer auf die Funktion zugreifen, wann und wo du sie brauchst. Da die Funktion direkt in Notion integriert ist, brauchst du kein eigenes Transkriptionstool, das vom Rest deiner Arbeit entkoppelt ist.

Um loszulegen, tippe einfach /meet ein oder klicke unten auf einer neuen Notion-Seite auf Meeting. Weitere Informationen findest du in unserem Referenzartikel.

Smart Notes sind schnell eingerichtet und fügen sich problemlos in deine bestehende Arbeitsweise ein. Du kannst dich auf dein Meeting konzentrieren, während die Funktion für dich Notizen macht.

Hier findest du drei einfache Möglichkeiten, wie du Smart Notes einsetzen kannst:

• Eine schnelle Einrichtung von deinem Kalender aus – du kannst einfach Meeting-Notizen aus deiner Kalendereinladung in Dokumente und Smart Notes einfügen. Du kannst auch weitere Dokumente hinzufügen und festlegen, welche für Notizen verwendet werden. Hier erfährst du mehr darüber.

• Schnelle, private Meeting-Notizen – wenn du schnell etwas aufschreiben musst, kannst du über die Seitenleiste eine private Seite für Meeting-Notizen erstellen. Dies ist perfekt für spontane Anrufe oder wenn du dir Notizen machen möchtest, bevor du sie mit dem Team teilst.

• Richte Vorlagen für regelmäßige Meetings ein – füge Smart Notes zu deinen Datenbankvorlagen hinzu, damit automatisch Notizen bei regelmäßig stattfindenden Meetings gemacht werden, z. B. bei 1-zu-1-Gesprächen, Stand-ups und Teambesprechungen. Hier erfährst du mehr darüber.

Eine gute Dokumentation von Meetings reduziert Verwirrung, hält alle Beteiligten verantwortlich und stellt sicher, dass wichtige Entscheidungen nicht im Durcheinander verloren gehen. Hier sind fünf Möglichkeiten, mit denen deine Meetings produktiv und deine Notizen umsetzbar bleiben:

• Richte deine Agenda vorab ein – teile im Tab „Notizen“ vorab eine übersichtliche Agenda, sodass sich alle vorbereiten können. Dies hilft, das Gespräch fokussiert zu halten, und stellt sicher, dass ihr die wichtigsten Themen innerhalb der verfügbaren Zeit besprecht.

• Wähle deine Meeting-Art aus – Klicke auf das Menü mit den drei Punkten, um aus vier Formaten auszuwählen: Auto, Vertrieb, Stand-up oder Team-Meeting. Jeder organisiert deine Notizen anders, um deinem Meeting-Typ zu entsprechen, und du kannst sie für dein Gespräch anpassen.

• Erfasse Notizen kollaborativ und in Echtzeit –da die Notion-KI bei der Erstellung von Zusammenfassungen sowohl Notizen als auch Transkripte einbezieht, solltest du alle ermutigen, ihre Gedanken und wichtigen Punkte im Tab Notizen hinzuzufügen. Mehr Input bedeutet bessere Zusammenfassungen!

• Markiere Teammitglieder in Aktionselementen – wenn du Dinge im Tab Notizen aufschreibst oder deine Gedanken während des Meetings teilst, kannst du mit @ deine Teammitglieder markieren. Dies hilft der Notion-KI, diese Erwähnungen in eindeutige nächste Schritte umzuwandeln, die dann alle einhalten können.

  

• Richte eine Datenbank für Meeting-Notizen ein –bündle alle deine Meeting-Notizen an einem Ort, indem du eine eigene Datenbank erstellst. Dadurch lassen sich frühere Notizen ganz einfach wieder finden und es ermutigt alle, besser zu dokumentieren, insbesondere dann, wenn Smart Notes bereits in deinen Vorlagen enthalten sind. Sieh dir unseren Kurs zum Erstellen einer Datenbank für Meeting-Notizen an.

Wenn du deine Meeting-Notizen in einer Notion-Datenbank aufbewahrst, kannst du sie mithilfe der Verknüfungs- und Rollup-Funktionen einfach mit verwandten Projekten, Aufgaben oder Personen verknüpfen. So kann einfach sichergestellt werden, dass jedes Gespräch im richtigen Kontext verankert bleibt. Mit dieser Einrichtung können Teams Folgendes leicht umsetzen:

• Verknüpfe Notizen mit Projekten und Aufgaben – genau wie die wöchentlichen Rückmeldungen deines Marketingteams mit den Projektseiten verknüpft werden. Auf diese Weise behältst du den Überblick über all deine Kampagnen-Updates und -Entscheidungen an einem Ort und kannst leicht nachvollziehen, was wann passiert ist.

• Markiere Teammitglieder in Aktionselementen und weise die Verantwortung direkt aus der Meeting-Notiz zu – bei Besprechungen von Produkt-Launches kannst du alle Entscheidungen mit deinen Projektseiten und den Spezifikationsunterlagen verknüpfen. Dadurch kannst du später in der Entwicklung einfach auf wichtige Gespräche zurückgreifen, wenn du die Informationen brauchst.

Sobald das Meeting zu Ende ist, solltest du deine Zeit für zukünftige Arbeit aufwenden und nicht darauf, unordentliche Notizen zu entziffern. Smart Notes helfen dir, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren – und das funktioniert so:

• Erhalte nach dem Meeting präzise Zusammenfassungen – die KI erstellt aus deinen Notizen und der Abschrift nach dem Meeting perfekt strukturierte Meeting-Zusammenfassungen.

• Lass dich von der KI bei der Meeting-Nachverfolgung unterstützen – lass dir von der Notion-KI dabei helfen, E-Mails zur Nachverfolgung, Status-Updates und mehr zu verfassen. Wenn du beispielsweise Vertriebs-Lead bist, kannst du die Notion-KI anweisen, schnell ein Status-Update zu einem Angebot für die Führungskräfte zu verfassen, das auf den Notizen zu deinem Meeting mit dem Kunden oder der Kundin basiert.

• Erhalte schnell Antworten aus dem Meeting-Verlauf – stelle der Notion-KI direkt in deinem Workspace Fragen zu früheren Meetings, z. B. „Was wurde über die neue Zeitleiste für die Produktveröffentlichung entschieden?“ oder „Was ist die endgültige Entscheidung zum Marketingbudget?“ Da deine Notizen miteinander verbunden sind, erhältst du klare Antworten mit Links zurück zu den ursprünglichen Diskussionen.

Mit Smart Notes überlässt du die Dokumentation der Notion-KI, während du das Gespräch leitest, mit deinem Team zusammenarbeitest und die Maßnahmen ergreifst, die am wichtigsten sind.