Ansichten, Filter, Sortierungen und Gruppen

Um Inhalte in Datenbanken darzustellen, gibt es sechs Möglichkeiten. Hier ein kurzer Überblick:

• Tabelle: Tabellen ermöglichen es dir, deine Datenbankseiten als Zeilen zu sehen, wobei jede Eigenschaft durch eine Spalte dargestellt wird.

• Board: In dieser Ansicht werden deine Elemente nach Eigenschaften gruppiert. Du kannst es zum Beispiel als Kanban-Board verwenden, um Aufgaben von einem Status zu einem anderen zu verschieben, wenn du Schritte abschließt.

• Zeitleiste: Verwende deine Datenbank, um die Meilensteine deines Projekts auf einer Zeitleiste darzustellen, damit du sehen kannst, wann sie stattfinden und wie lange sie dauern werden.

• Kalender: In der Kalenderansicht werden deine Elemente auf Grundlage der Datum-Eigenschaft angezeigt.

• Liste: Listen sind sehr klare und minimalistische Darstellungen der Datenbankelemente.

• Galerie: Mit dieser Ansicht kannst du Bilder hervorheben. Du kannst die Galerie so bearbeiten, dass sie Bilder zeigt, die in der Eigenschaft Dateien und Medien enthalten sind — andernfalls zeigt die Galerie alle Inhalte auf der Datenbankseite an.

• Diagramm: Diese Ansicht stellt Datenbankelemente in einem Balken-, Linien- oder Kreis-Diagramm dar, sodass du die Daten ganz einfach analysieren und Berichte erstellen kannst.

Außerdem kannst du mithilfe von Formularen, die mit Datenbanken verbunden sind, Informationen erstellen, sammeln und teilen.

Neue Datenbanken werden als Tabellen erstellt. Danach kannst du eine neue Ansicht erstellen, indem du neben deinem Datenbanknamen oder deinen vorhandenen Datenbankansichten auf + klickst. Abhängig von deiner Bildschirmgröße musst du möglicherweise auf den Namen deiner aktuellen Ansicht klicken und Neue Ansicht auswählen.

Wähle im angezeigten Menü eine Ansicht aus. Gib deiner Ansicht dann einen Namen. Du kannst dich durch deine Ansichten klicken, um deine Daten auf unterschiedliche Weise anzuzeigen.

Du kannst deine Ansichten durch ziehen mit gedrückter Maustaste neu anordnen. Wenn du viele Ansichten hast, kannst du dazu neben deinen Ansichten {#} mehr... auswählen.

In der Seitenleiste werden Ansichten als verschachtelte Elemente innerhalb einer ganzseitigen Datenbank angezeigt. Dass es sich um Ansichten handelt, erkennt man an dem • links daneben. Um zu einer anderen Ansicht zu wechseln, klickt man sie in der Seitenleiste an.

Klicke in einer bestehenden Ansicht auf den Namen, um sie umzubenennen, zu duplizieren, zu löschen, den Link zu kopieren oder ihre Komponenten zu bearbeiten. Du kannst Komponenten von Ansichten auch bearbeiten, indem du auf das Bearbeitungsmenü oben rechts in der Datenbank klickst.

Das Bearbeitungsmenü enthält einen Abschnitt zu den Ansichtseinstellungen. Dieses Menü enthält die folgenden Optionen:

• Layout: Lege fest, wie deine Datenbank visuell aufgebaut sein soll.

• Sichtbarkeit von Eigenschaften: Blende Datenbankeigenschaften für einzelne Ansichten ein oder aus.

• Filter: Füge Kriterien auf der Grundlage von Eigenschaftswerten hinzu, um Daten ein- oder auszublenden.

• Sortieren: Sortiere nach einer Eigenschaft, um die Reihenfolge zu ändern, in der die Seiten angezeigt werden.

• Gruppieren: Gruppiere deine Daten anhand von Eigenschaftswerten.

• Untergruppe: Erstelle eine zweite Gruppierungsebene innerhalb deiner bestehenden Gruppen. Zum Beispiel können Gruppen nach Status auch nach Priorität untergruppiert werden.

• Link zur Ansicht kopieren: Erhalte einen direkten Link zu der jeweiligen Datenbankansicht, in der du dich befindest.

Weitere Informationen zu Filtern, Sortierungen und Gruppen findest du unten.

In den einzelnen Ansichten kann ausgewählt werden, wie die Datenbankseiten geöffnet werden sollen. Es gibt drei Kategorien:

• Seitliche Ansicht: Du kannst Seiten rechts neben der Datenbank anzeigen. Die restliche Datenbankansicht bleibt links geöffnet.

• Zentrierte Ansicht: Die Seite wird in der Seitenmitte geöffnet.

• Ganze Seite: Die Seite wird ganzseitig angezeigt.

So änderst du, wie Seiten in einer bestimmten Ansicht geöffnet werden:

1. Öffne das Einstellungsmenü oben in deiner Datenbank.

   

2. Wähle Layout.

3. Öffne das Menü neben Seiten öffnen als und wähle eine der Optionen aus.

Mit Notion kann man Datenbanken so filtern, dass nur Einträge angezeigt werden, die bestimmte Kriterien erfüllen. Wie komplex diese Filter sind, kann man beliebig festlegen.

So filtert man die Elemente einer Datenbankansicht:

1. Öffne das Einstellungsmenü oben in deiner Datenbank.

   

2. Wähle im angezeigten Menü Filter unter Ansichtseinstellungen aus.

3. Wähle die Eigenschaft aus, nach der du filtern möchtest.

4. Du kannst Für alle speichern auswählen, wenn du möchtest, dass der Filter für alle in der Datenbankansicht angewendet wird. Wenn der Filter nur für dich gelten soll, wähle diese Option nicht aus.

Man kann verschiedene Datenbankansichten erstellen und mithilfe der Filtergruppen UND und ODER miteinander kombinieren. Man kann bis zu drei Ebenen erstellen. So funktioniert's:

1. Öffne das Einstellungsmenü oben in deiner Datenbank.

2. Wähle im angezeigten Menü Filter unter Ansichtseinstellungen → Erweiterten Filter hinzufügen aus.

3. Wähle im daraufhin angezeigten Menü die Eigenschaften aus, nach denen du filtern möchtest, und passe die UND- und ODER-Logik des erweiterten Filters an.

So löschst du einen Filter:

1. Öffne das Einstellungsmenü oben in deiner Datenbank.

2. Wähle im angezeigten Menü Filter unter Ansichtseinstellungen aus.

3. Öffne den Filter, den du löschen möchtest, und wähle im angezeigten Menü ••• → Filter löschen aus.

Datenbanken können anhand bestimmter Eigenschaften in auf- und absteigender Reihenfolge sortiert werden. So kann man Datenbankseiten z. B. nach Priorität, letztem Bearbeitungsdatum oder in alphabetischer Reihenfolge anordnen.

So sortierst du deine Datenbank:

1. Öffne das Einstellungsmenü oben in deiner Datenbank.

   

2. Wähle im angezeigten Menü Sortieren unter Ansichtseinstellungen aus.

3. Wähle die Eigenschaft aus, nach der du sortieren möchtest.

4. Du kannst Für alle speichern auswählen, wenn du möchtest, dass die Sortierung für alle in der Datenbankansicht angewendet wird. Wenn die Sortierung nur für dich gelten soll, wähle diese Option nicht aus.

5. Um die Reihenfolge der Sortierungen zu ändern, ziehe sie per ⋮⋮ nach oben oder unten.

So löschst du eine Sortierung:

1. Öffne das Einstellungsmenü oben in deiner Datenbank.

2. Wähle im angezeigten Menü Sortieren unter Ansichtseinstellungen aus.

3. Wähle X neben der Sortierung, die du entfernen möchtest.

Du kannst deine Datenbanken nach verschiedenen Eigenschaften in deiner Tabelle gruppieren, um sie auf unterschiedliche Weise zu visualisieren. Das funktioniert so:

1. Öffne das Einstellungsmenü oben in deiner Datenbank.

   

2. Wähle im angezeigten Menü Gruppieren unter Ansichtseinstellungen aus.

3. Wähle die Eigenschaft aus, nach der du gruppieren möchtest.

Die Datenbank gruppiert nun nach Werten dieser Eigenschaft. Du kannst zum Bearbeitungsmenü gehen und Gruppieren nach auswählen:

• Blende Gruppen ein oder aus, indem du 👁️ neben ihnen auswählst.

• Sortiere deine Gruppen manuell oder nach den angebotenen Optionen (alphabetisch, aufsteigend und mehr).

• Leere Gruppen ausblenden.

So deaktivierst du die Gruppierung:

1. Öffne das Einstellungsmenü oben in deiner Datenbank.

2. Wähle im angezeigten Menü Gruppieren unter Ansichtseinstellungen aus.

3. Wähle Gruppierung entfernen.

Datenbanken, die mindestens drei Seiten enthalten, sind ebenfalls durchsuchbar, sodass du die darin enthaltenen Informationen leicht analysieren kannst. Um eine Datenbank zu durchsuchen, wähle 🔍 oben in der Datenbank aus und gib deine Suchanfrage ein. Während der Eingabe zeigt die Datenbank nur Seiten an, die deiner Suchanfrage entsprechen. Bei der Datenbanksuche werden die Seitentitel und Eigenschaften der Datenbankseiten berücksichtigt.

Bei großen Datenbanken ist es mühsam, immer wieder zwischen den Objekten hin- und herzuwechseln, um Daten zu vergleichen.

Stattdessen kannst du eine Spalte fixieren, sodass sie auf der linken Seite sichtbar bleibt, unabhängig davon, wo du in der Datenbank scrollst.

1. Um eine Spalte zu fixieren, klicke auf den Namen der Spalte, und dann auf Bis zur Spalte fixieren.

2. Um die Fixierung einer Spalte aufzuheben, klicke auf den Namen der Spalte und dann auf Fixieren der Spalte aufheben.