Rechtliche Sperren

Rechtliche Sperren ermöglichen es deiner Organisation, wichtige Dokumente aufzubewahren, die für rechtliche Zwecke benötigt werden.

Stell dir vor, du drückst auf "Pause" – Organisationsbesitzer/-innen können einem Nutzer oder einer Nutzerin eine rechtliche Sperre auferlegen und dadurch alle Dokumente, die er oder sie erstellt, bearbeitet oder angesehen hat, sichern.

Rechtliche Sperren helfen dir:

• Dokumente aufzubewahren, die für rechtliche Angelegenheiten benötigt werden.

• das versehentliche Löschen wichtiger Dateien zu verhindern.

• die Integrität von Dokumenten während eines Gerichtsverfahrens zu wahren.

Wenn du Organisationsbesitzer/-in bist, gehe in deine Admin-Konsole und verhänge eine rechtliche Sperre, indem du die folgenden Schritte befolgst:

1. Klicke dazu in der Seitenleiste auf den Namen deines Workspace → Organisation verwalten.

2. Wähle unter Daten und Compliance die Option Rechtliche Sperren aus.

3. Klicke auf Rechtliche Sperre erstellen.

   • Gib der rechtlichen Sperre einen Namen und eine Beschreibung.

   • Füge der Sperre Nutzer/-innen hinzu. Du kannst Workspace-Besitzer/-innen, Mitglieder und Gäste auswählen. Alle Nutzer/-innen, die nach dem 1. August 2024 entfernt wurden, können ebenfalls zur Sperre hinzugefügt werden.

   • Bestimme den Umfang der Sperre basierend auf den Handlungen des Nutzers oder der Nutzerin:

     • angezeigt, bearbeitet und erstellt haben

     • bearbeitet und erstellt haben

     • nur erstellt haben

4. Klicke auf Rechtliche Sperre erstellen.

Sobald die rechtliche Sperre erstellt wurde, befolge diese Schritte, um die gespeicherten Dokumente anzuzeigen oder zu exportieren:

1. Klicke dazu in der Seitenleiste auf den Namen deines Workspace → Organisation verwalten.

2. Wähle unter Daten und Compliance die Option Rechtliche Sperren aus.

3. Wähle die Sperre aus, die du exportieren möchtest.

4. Wähle unter Inhalt durchsuchen die Option Sperre Exportieren aus.

5. Wähle aus, ob du den Seiteninhalt als PDF oder die Seitenmetadaten als CSV oder beides exportieren möchtest

6. Für die Seitenmetadaten-CSV wird dir ein E-Mail-Link gesendet, sobald der Export fertig ist.

7. Navigiere für die PDFs mit dem Seiteninhalt zu Exporte und klicke auf das Download-Symbol, sobald der Export abgeschlossen ist. Diese Exporte sind 30 Tage lang gültig.

Wenn du Organisationsbesitzer/-in bist, gehe in deine Admin-Konsole, um rechtliche Sperren anzuzeigen, zu bearbeiten und aufzuheben, indem du die folgenden Schritte befolgst:

1. Klicke dazu in der Seitenleiste auf den Namen deines Workspace → Organisation verwalten.

2. Wähle unter Daten und Compliance die Option Rechtliche Sperren aus.

3. Nun wird eine Liste sämtlicher Sperren angezeigt.

Von dieser Ansicht aus hast du folgende Möglichkeiten:

• Du kannst die Details der rechtlichen Sperren anzeigen und bearbeiten.

• Du kannst gesperrte Inhalte durchsuchen und exportieren.

• Hebe die rechtliche Sperre auf, wodurch die Nutzer/-innen aus dieser Sperre entfernt werden und die Einstellungen zur Aufbewahrung der gesperrten Seiten wieder aktiviert werden.