Finde Antworten und erstelle Berichte mit Enterprise Search

Informationen bei der Arbeit zu finden sollte einfach sein – ist es aber selten. Selbst mit unseren modernen Tools ist wichtiges Wissen oft überall verstreut. Teams verschwenden wertvolle Zeit damit, Dokumente, E-Mails und Apps zu durchsuchen, nur um benötigte Informationen zu finden.

Und selbst wenn du etwas findest, bleibt noch viel zu tun – du musst diese Informationen in etwas Nützliches verwandeln. All diese Punkte manuell zu verbinden, ist zeitaufwändig. Hier kann intelligente Technologie einen echten Unterschied machen. Die von Notion-KI gestützte Enterprise Search, verwandelt verstreute Informationen in klare, umsetzbare Erkenntnisse und Berichte. So musst du keine verschiedene Tools mehr durchsuchen, um Informationen zu finden.

In dieser Anleitung lernst du:

• Finde mit unserer leistungsstarken, intuitiven Suche sofort, wonach du suchst

• Verwandle verstreute Informationen im Recherche-Modus in klare, umsetzbare Berichte und spare dir stundenlange manuelle Arbeit

• Durchsuche nahtlos deine verbundenen Tools und Apps mit KI-Konnektoren, die den gesamten Kontext im Blick haben

Antworten bei der Arbeit zu finden sollte so einfach sein, wie deine Lieblingssuchmaschine zu nutzen. Deshalb haben wir die Suche in den Mittelpunkt deines Workspace gestellt. Gehe einfach zu deiner Notion-Startseite und nutze die Suchleiste oben, um alles zu finden, was du brauchst. Von hier aus kannst du mit der Notion-KI Fragen stellen, recherchieren oder Inhalte erstellen.

Angenommen, du möchtest herausfinden, welche Themen in der letzten All-Hands-Besprechung deines Unternehmens behandelt wurden. Wenn du danach suchst, erstellt die Notion-KI eine leicht verständliche Übersicht inklusive einer Aufschlüsselung aller Quellen, die oben angezeigt werden.

Jedes Suchergebnis in Notion ist durchdacht organisiert, damit du findest, was du brauchst. Oben siehst du einfache Tabs, die deine Ergebnisse nach ihrem Fundort gruppieren. Wenn du beispielsweise nach Notizen aus der letzten All-Hands-Besprechung suchst, ruft die Notion-KI Inhalte sowohl aus deinem Workspace als auch aus Slack-Kanälen ab.

Wenn du noch weiter ins Detail gehen möchtest, kannst du die Ergebnisse nach Titeln, Autor/-innen und Teamspaces filtern. Wir stellen zwar die hilfreichsten Ergebnisse an die erste Stelle. Halte jedoch nach verifizierten Seiten Ausschau, um sicherzustellen, dass du die zuverlässigsten Informationen erhältst. Weitere Informationen zur Seitenverifizierung findest du in unserer praktischen Anleitung.

Bei überwältigend vielen Informationsquellen kann es schwierig sein, schnell Antworten zu finden. Manchmal weiß man bereits genau, wo man suchen möchte. In diesen Fällen kannst du deine Ergebnisse einschränken, indem du eine bestimmte Quelle auswählst. Angenommen, dein UX-Research-Team postet Kundenfeedback in einem öffentlichen Slack-Kanal. Dann kannst du deine Suche eingrenzen, um diese spezifischen Erkenntnisse zu finden.

So verwendest du die Quellenauswahl:

• Klicke auf das Dropdown-Menü Quellen unten links in deiner Suchleiste

• Wähle die gewünschte Quelle aus. In diesem Fall: Slack.

Sobald du eine Quelle ausgewählt hast, zieht die Notion-KI kontextbezogene Informationen aus dieser bestimmten Quelle, was deine Suche gezielter und relevanter macht.

Manchmal brauchst du schnelle Antworten, für die du nicht den gesamten Inhalt deines Workspace durchsuchen musst. In diesen Fällen bietet dir die Enterprise Search die Flexibilität, zwischen verschiedenen KI-Modellen (Notion-KI, ChatGPT von OpenAI und Claude von Anthropic) zu wählen, um schnellere, allgemeinere Antworten zu erhalten. Indem du die Workspace-Suche überspringst, kannst du sofort Antworten auf umfassendere Fragen erhalten. Du kannst ganz einfach direkt von der Benutzeroberfläche zwischen verschiedenen KI-Modellen wechseln, um die Kosten im Griff zu behalten. Da alles an einem Ort ist, musst du außerdem nicht für mehrere KI-Abonnements bezahlen und dein Team kann Informationen leichter finden.

Um dein bevorzugtes Modell auszuwählen, klicke auf die Modellauswahl in der unteren rechten Ecke deiner Suchleiste.

Notion-KI ist großartig darin, genau das zu finden, was du brauchst – sei es ein bestimmtes Dokument, ein wichtiges Gespräch oder relevante Informationen. Perfekt, wenn du schnelle Antworten benötigst, Ideen sammeln möchtest oder nachsehen musst, was in früheren Meetings besprochen wurde.

Aber manchmal muss man tiefer graben. Hier kommt der Recherche-Modus ins Spiel. Es ist, als hätte man professionelle Analytiker im Team, die wichtige Punkte über verschiedene Quellen hinweg verbinden und all diese Informationen in klare, umfassende Berichte verwandeln – das spart dir Stunden manueller Arbeit.

Der Recherche-Modus blickt nicht nur auf deinen Workspace, sondern durchsucht auch vertrauenswürdige Quellen im gesamten Internet und liefert aktuelle Informationen, um deine Recherche zu verbessern. Wenn du beispielsweise Markttrends untersuchst, kombiniert der Recherche-Modus das, was dein Team bereits weiß, mit neuen Analysen aus zuverlässigen Quellen – so erhältst du das benötigte Gesamtbild.

Der Recherche-Modus ist besonders nützlich, wenn du komplexe Themen angehst, die gründliche Recherchen und eine sorgfältige Zusammenfassung erfordern. Hier sind drei praktische Möglichkeiten, wie der Recherche-Modus dir dabei helfen kann, intelligenter zu arbeiten:

• Produktstrategien entwickeln – Verschaffe dir ein vollständiges Bild deines Produkts, indem du Kundenfeedback, Funktionsanfragen und die Aktivitäten deiner Konkurrenten zusammenführst. Frage zum Beispiel: „Was haben die Nutzer/-innen in diesem Quartal über unsere Zahlungsfunktion gesagt? Berücksichtige Support-Tickets, Interviews und Erkenntnisse über Wettbewerber.“

• Nutzerforschung – Treffe fundierte Designentscheidungen, indem du die Anforderungen der Nutzer sowie bewährte Vorgehensweisen entschlüsselst. Frage zum Beispiel: „Was gibt es Neues in Bezug auf die Barrierefreiheit bei der mobilen Navigation? Wie schneidet unser Design ab und wo können wir uns verbessern?“

• Marktanalyse – Verschaffe dir mit umfassenden Berichten ein vollständiges Bild deiner Marktposition. Frage zum Beispiel: „Wie bewerten und positionieren sich unsere Wettbewerber in Schlüsselregionen? Vergleiche das mit unseren Verkaufsdaten und Markttrends der letzten 2 Quartale.“

Mit KI-Konnektoren kannst du deine Suche auf alle deine Lieblingstools und -apps ausweiten – nicht nur auf Notion. Das bedeutet, dass du keine wichtigen Informationen verpasst, egal wo sie sich befinden. Praktisch, als würdest du all dein Arbeitswissen an einem einfachen, durchsuchbaren Ort zusammenbringen.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie du KI-Konnektoren auswählen kannst, um deine Suche zu erweitern:

• Suche dort, wo deine Arbeit stattfindet – Verbinde deine Tools wie Jira oder GitHub, um Projekte, Code und Unterhaltungen gleichzeitig zu durchsuchen. Benötigst du alle Informationen zu einer Funktion? Rufe Details aus Jira-Tickets ab, überprüfe zugehörige Pull-Requests und zeige alle deine Designdateien in einer Suche an.

• Verbinde deine Chats, um alle auf den neuesten Stand zu bringen – KI-Konnektoren helfen dir bei der Suche in Chat-Apps mit vielen Daten wie Slack und Microsoft Teams. Anstatt endlose Threads nach Informationen über ein Design-Update zu durchsuchen, zeigen KI-Konnektoren sofort relevante Nachrichten, Feedback und technische Hinweise an.

• Verbinde deine Wissensdatenbanken – Wenn wichtige Dokumente deines Teams an mehreren Orten wie Google Drive, OneDrive und SharePoint gespeichert sind, kann die Suche nach Informationen zu einer echten Schnitzeljagd werden. Anstatt endlose Ordner zu durchsuchen, um eine Wettbewerbsanalyse zusammenzustellen, kannst du die Notion-KI einfach bitten, alle deine wettbewerbsbezogenen Dateien zu finden – von Berichten über Präsentationen bis hin zu Strategiedokumenten.