Vue tableau

La vue tableau regroupe les pages de votre base de données en fonction d’une propriété spécifique. Alors que les tableaux kanban regroupent généralement les tâches à effectuer en fonction de leur état, les vues Tableau dans Notion peuvent être regroupées par état, responsable, priorité, etc., en fonction de vos besoins. Elles peuvent également afficher exactement ce que vous voulez voir via des filtres, des tris et des propriétés de base de données personnalisées.

Pour ajouter un tableau à votre espace de travail :

1. Créez une page dans votre espace de travail.

2. Sous Premiers pas, cliquez sur ••• puis sur Tableau.

Si vous souhaitez créer une vue tableau à l’intérieur d’une page, saisissez /kanban sur n’importe quelle page et appuyez sur Entrée.

Vous pouvez ajouter une vue « tableau » liée à une base de données existante pour afficher ses données dans ce format.  Pour ce faire :

1. Cliquez sur + à côté du nom de votre base de données ou de la vue actuelle.

2. Sélectionnez Tableau dans le menu déroulant.

Par défaut, votre tableau sera regroupé selon une propriété d’état si votre base de données en possède une. Dans le cas contraire, les éléments de votre base de données seront regroupés selon une propriété de sélection, de personne, de sélection multiple ou de relation qui se trouve dans votre base de données. Si aucune de ces propriétés n’existe, une nouvelle propriété État sera créée dans votre base de données.

Si vous préférez regrouper les éléments de votre tableau par responsable plutôt que par état, vous pouvez modifier la propriété utilisée pour le regroupement. Pour ce faire :

1. Ouvrez le menu Paramètres en haut à droite de la base de données → Grouper par

2. Recherchez et sélectionnez la propriété que vous souhaitez utiliser pour le regroupement.

Supposons que vous souhaitiez regrouper les éléments de votre tableau selon une propriété qui n’existe pas encore dans votre base de données. Par exemple, vous souhaitez peut-être commencer à attribuer une priorité à vos tâches et à les organiser par priorité. Vous devez alors ajouter une nouvelle propriété de priorité. Pour ce faire :

1. Ouvrez le menu Paramètres en haut à droite de la base de données → Modifier les propriétés.

2. Sélectionnez Nouvelle propriété.

3. Trouvez le type de propriété que vous souhaitez, comme Sélectionner, et configurez votre propriété avec un nom et, si nécessaire, des options (comme P0, P1 et P2).

Vous voudrez peut-être modifier les étiquettes de chacun des groupes dans votre vue Tableau. Par exemple, vous souhaitez peut-être transformer « Terminé » en « Fini  » ou bien créer un nouvel état En cours de révision. Pour ce faire, vous devez modifier la propriété elle-même. Pour modifier une propriété :

1. Ouvrez le menu Paramètres en haut à droite de la base de données → Modifier les propriétés.

2. Sélectionnez la propriété que vous utilisez actuellement pour le regroupement. Supposons que vous regroupez les éléments par État et que vous souhaitiez ajouter une nouvelle option d’état.

3. Cliquez sur une option d’état de votre base de données pour la renommer, changer sa couleur ou la supprimer. Vous pouvez également cliquer sur + à côté d’un groupe d’état pour y ajouter une nouvelle option.

En vue Tableau, vous pouvez ajouter un deuxième niveau de groupes, appelés sous-groupes. Cela vous permet d’organiser davantage les éléments de votre base de données au sein d’un groupe.

1. Ouvrez le menu Paramètres en haut à droite de la base de données → Sous-groupes

2. Recherchez et sélectionnez la propriété par laquelle vous souhaitez créer un sous-groupe.

Vous pouvez réorganiser l’ordre de votre tableau par glisser-déposer.

• Pour réorganiser les colonnes, cliquez sur un titre, puis faites-le glisser vers la gauche ou la droite.

• Pour déplacer les cartes vers le haut et le bas ou entre les colonnes, cliquez dessus et faites-les glisser.

Selon l’aspect que vous souhaitez donner au tableau kanban, vous pouvez choisir des cartes de grande, moyenne ou petite taille. Votre choix sera appliqué à toutes les cartes.

1. Ouvrez le menu Paramètres en haut à droite de la base de données → Disposition.

2. Cliquez sur Taille de la carte et sélectionnez une option dans la liste déroulante.

Vous pouvez rendre votre tableau plus accueillant en affichant des images ou un aperçu du contenu de vos cartes.

1. Ouvrez le menu Paramètres en haut à droite de la base de données → Disposition.

2. Cliquez sur Aperçu de la carte et sélectionnez l’une des options suivantes.

   • Image de couverture : affiche l’image que vous avez choisie comme couverture de page sur votre carte.

   • Contenu de la page : affiche un aperçu du contenu de la page. Si la page contient des images, la carte affichera celle qui est en premier.

   • Si la base de données contient une propriété Fichiers et médias, vous verrez le nom de cette propriété dans ce menu. La carte affichera l’une des images chargées dans la propriété.

3. Vous pouvez également activer ou désactiver l’option Ajuster l’image.

   • Lorsque cette option est activée, l’image entière s’ajuste pour tenir dans le cadre de la carte. Survolez une image dans une carte, puis cliquez sur Repositionner pour la déplacer à l’endroit souhaité.

   • Lorsque cette option est désactivée, l’image est rognée pour remplir entièrement le cadre de la carte.

Vous pouvez choisir les propriétés à afficher directement sur l’aperçu de la carte dans le tableau. Pour ce faire :

1. Ouvrez le menu Paramètres en haut à droite de la base de données → Visibilité des propriétés.

2. Cliquez sur 👁️ à côté d’une propriété pour l’afficher ou la masquer.

3. Utilisez ⋮⋮ pour faire glisser vos propriétés dans l’ordre d’affichage souhaité dans les cartes.

1. Pour masquer une colonne, cliquez sur ••• à droite de son titre.

2. Cliquez sur Masquer le groupe.

3. Révélez les colonnes masquées en ouvrant le menu Paramètres en haut à droite de la base de données → Grouper par. Vous verrez la liste des colonnes visibles et masquées.

Immédiatement à droite de du titre d’une colonne, vous verrez un nombre gris. Par défaut, il s’agit du nombre de cartes contenues dans la colonne, mais vous pouvez choisir d’afficher d’autres informations.  

Selon le type de propriétés de votre base de données, vous verrez certaines ou toutes les options de calcul suivantes :

• Tout compter : nombre total de lignes dans la colonne.

• Compter les valeurs : nombre de valeurs de propriété contenues dans la colonne. 

• Compter les valeurs uniques : nombre de valeurs de propriété uniques contenues dans la colonne, en omettant les doublons. 

• 
Compter les cellules vides : nombre de lignes sans valeur dans la colonne. 

• Cellules non vides : nombre de lignes qui possèdent une valeur dans la colonne. 

• Pourcentage de cellules vides : pourcentage de lignes dont la propriété choisie n’est pas remplie. 

• Pourcentage de cellules non vides : pourcentage de cartes avec une propriété remplie. 

• Date la plus ancienne : si la propriété est une date (par exemple Dernière modification ou Date de création), affiche directement la date la plus ancienne parmi les valeurs des cartes de la colonne.

• Date la plus récente : date de dernière modification (ou de création) la plus récente sur une carte de la colonne.

• Intervalle de temps : Écart de temps entre la date la plus ancienne et la date la plus récente, parmi celles de la propriété.

• Si vous utilisez une propriété Nombre dans votre table, vous débloquez plusieurs autres options de calcul :

  • Somme : somme des nombres de la colonne.

  • Moyenne : moyenne des nombres de la colonne.

  • Médiane : médiane des nombres de la colonne.

  • Minimum : Plus petit nombre de la colonne.

  • Maximum : Plus grand nombre de la colonne.

  • Écart : différence entre le plus petit nombre et le plus grand.