No pierdas ni un detalle de tus reuniones con el Anotador con IA

A todos nos ha pasado: termina una reunión y miras las cuatro notas que has tomado, sin tener muy claro qué es lo que has apuntado. Para quienes nos pasamos el día de reunión en reunión, tomar notas útiles nos parece todo un mundo. Las notas escritas deprisa suelen terminar perdidas entre el papeleo y acabamos olvidando detalles importantes que creíamos que recordaríamos. Las reuniones eficientes deberían ser un catalizador para el progreso, pero el simple hecho de tratar de documentarlas bien muchas veces supone un obstáculo para la productividad.

Te presentamos el Anotador con IA de Notion, tu compañero diario para mejorar los resultados de las reuniones. Al integrarse directamente en tu espacio de trabajo, se encarga de tomar notas por ti para que puedas estar realmente presente en tus conversaciones.

En esta guía, te ayudaremos a:

• Empezar a usar el Anotador con IA.

• Mejorar el flujo de tus reuniones con consejos y trucos sencillos.

• Dejar que la IA se encargue de las tareas posteriores a la reunión mientras te centras en lo que realmente importa.

El Anotador con IA es un bloque que puedes añadir a cualquier página de Notion para usarlo cuando y donde lo necesites. Como se integra directamente en Notion, te ahorras la molestia de usar herramientas de transcripción independientes que no se conectan al resto de tu trabajo.

Para empezar, solo tienes que escribir /reunión o hacer clic en la opción Reunión en la parte inferior de una nueva página de Notion. Consulta nuestro artículo de referencia para obtener más información.

El Anotador con IA se configura rápidamente y se adapta perfectamente a tu forma de trabajar. Así podrás centrarte en tu reunión mientras la IA se encarga de tomar notas.

Te contamos tres formas sencillas de aprovechar el Anotador con IA:

• Configuración rápida desde el calendario: solo tienes que añadir las notas de la reunión directamente desde la invitación de tu calendario en la sección «Documentos y Anotador con IA». También puedes añadir otros documentos y elegir cuál se usará para las notas. Más información aquí.

• Notas de reuniones rápidas y privadas: si necesitas anotar algo rápidamente, usa la barra lateral para crear una página privada de notas de reuniones. Ideal para llamadas improvisadas o cuando quieres guardarte algunas notas antes de compartirlas con el equipo.

• Configura plantillas para las reuniones periódicas: añade el Anotador con IA a tus plantillas de las bases de datos para comenzar a tomar notas automáticamente en tus reuniones habituales, ya sean individuales o diarias, o sincronizaciones del equipo. Más información aquí.

Documentar adecuadamente las reuniones reduce la confusión, fomenta el sentido de responsabilidad y garantiza que las decisiones importantes no se pierdan en el camino. Aquí tienes cinco formas de garantizar que tus reuniones sean productivas y tus notas resulten prácticas:

• Organiza tu agenda con antelación: comparte un programa claro de antemano en la pestaña de notas para que todo el mundo se prepare bien antes de la reunión. Así las conversaciones se centrarán en los temas pertinentes y se tratarán los puntos importantes en el tiempo disponible.

• Elige el estilo de tureunión: haz clic en el menú de los tres puntos para elegir entre cuatro formatos: automática, ventas, diaria o reunión de equipo. Cada estilo organizará tus notas de manera diferente, aunque podrás personalizarlas como más te interese.

• Registra notas de forma colaborativa y en tiempo real: dado que la IA de Notion analiza tanto las notas como la transcripción al crear resúmenes, anima a todos a agregar sus ideas y puntos destacados en la pestaña Notas. Cuanto más contribuya el equipo, ¡mejores serán los resúmenes!

• Etiqueta a tus compañeros de equipo en los elementos de acción: cuando hagas anotaciones en la pestaña Notas o compartas tus ideas durante la reunión, usa menciones con @ para etiquetar a tus compañeros de equipo. Esto permite que la IA de Notion convierta esas menciones en próximos pasos claros que todos puedan ejecutar.

  

• Configura una base de datos con las notas de las reuniones: mantén todas las notas de tus reuniones en un solo lugar creando una base de datos específica. Así te resultará muy fácil encontrar las notas anteriores y todo el mundo podrá desarrollar mejores hábitos de documentación, especialmente cuando el Anotador con IA ya forme parte de tus plantillas. Consulta nuestro curso sobre cómo crear una base de datos con las notas de las reuniones.

Mantener las notas de tus reuniones en una base de datos de Notion te permite conectarlas fácilmente a proyectos, tareas o personas relacionadas mediante las propiedades de Relación y Rollup. Es una forma sencilla de asegurarte de que cada discusión se mantenga anclada al contexto correcto. Con esta configuración, los equipos pueden:

• Conectar notas a proyectos y tareas: al igual que vincular los comentarios semanales de tu equipo de Marketing a las páginas del proyecto. Esto te permite realizar un seguimiento de todas las actualizaciones y decisiones de la campaña en un solo lugar, lo que facilita saber qué sucedió y en qué momento.

• Etiquetar a compañeros de equipo en elementos de acción y designar responsables directamente desde la nota de reunión: cuando se discutan lanzamientos de productos, puedes conectar todas tus decisiones a las páginas de tu proyecto y a los documentos de especificaciones. Así será muy fácil recordar las conversaciones importantes cuando las necesites en otra fase del proceso de desarrollo.

Una vez que acabes una reunión, deberías dedicar el tiempo a avanzar en el trabajo, no a intentar descifrar notas desordenadas. El Anotador con IA te ayudará a centrarte en lo que de verdad importa. Te contamos cómo:

• Obtén resúmenes claros al finalizar la reunión: una vez finalizada la reunión, la IA convertirá tus notas y la transcripción en resúmenes de reunión organizados.

• Deja que la inteligencia artificial te ayude a llevar un seguimiento de las reuniones: utiliza la IA de Notion para redactar correos electrónicos de seguimiento, actualizaciones del estado del proyecto y cualquier otra cosa que necesites. Por ejemplo, si tienes un puesto directivo en el equipo de ventas, pide a la IA de Notion que cree un resumen rápido de las novedades para el equipo directivo sobre el estado del acuerdo con el cliente en función de las notas de la reunión.

• Obtén respuestas rápidas del historial de reuniones: haz preguntas a la IA de Notion sobre reuniones anteriores directamente desde tu espacio de trabajo, como «¿Qué decisión se tomó sobre el cronograma del lanzamiento del nuevo producto?» o «¿Cuál fue la decisión definitiva respecto al presupuesto de marketing?». Dado que tus notas están vinculadas, obtendrás respuestas claras con enlaces a las conversaciones originales.

Con el Anotador con IA, puedes dejar que la IA de Notion se encargue de la documentación mientras tú diriges el debate, colaboras con tu equipo y tomas medidas sobre las cuestiones más importantes.