Registre todas as informações importantes da reunião com as Anotações IA

Todos nós já passamos por isso: uma reunião termina e você olha para as suas anotações, tentando entender o que aconteceu. Para quem precisa ir de uma reunião para outra, fazer boas anotações parece um trabalho em tempo integral. Anotações feitas às pressas muitas vezes acabam se perdendo no meio do caminho, fazendo com que os detalhes importantes que tínhamos certeza de que iríamos lembrar sejam perdidos. Reuniões eficazes deveriam ser um catalisador para o progresso, mas o próprio ato de tentar documentá-las bem muitas vezes se torna um gargalo de produtividade.

Conheça as Anotações IA do Notion, seu parceiro diário para melhorar os resultados das reuniões. Integradas ao seu espaço de trabalho, elas cuidam da anotação para que você possa estar verdadeiramente presente nas suas conversas.

Neste guia, vamos ajudar você a:

• Começar a usar as Anotações IA

• Fazer com que as suas reuniões fluam melhor com dicas e truques simples

• Deixar a IA lidar com as tarefas pós-reunião enquanto você se concentra no que realmente importa

As Anotações IA são um bloco que você pode adicionar a qualquer página do Notion, facilitando o acesso quando e onde você precisar. Como elas são integradas ao Notion, você não precisa mais se preocupar em usar ferramentas de transcrição separadas que não se conectam com o resto do seu trabalho.

Para começar, basta digitar /reunião ou clicar no botão de Reunião na parte inferior de uma nova página do Notion. Para mais informações, consulte o nosso artigo de referência.

As Anotações IA são rápidas de configurar e funcionam perfeitamente com a forma como você já trabalha. Você pode se concentrar na sua reunião enquanto elas cuidam das anotações.

Veja aqui três maneiras simples de aproveitar ao máximo as Anotações IA:

• Configuração rápida a partir do seu calendário: basta adicionar anotações de reunião diretamente do convite do calendário na seção Documentos e Anotações IA. Também é possível adicionar outros documentos e escolher qual será usado para as anotações. Saiba mais aqui.

• Anotações de reunião rápidas e particulares: se precisar registrar algo de forma rápida, use a barra lateral para criar uma página de anotações de reunião particular. Elas são perfeitas para chamadas improvisadas ou quando você deseja manter anotações para si mesmo(a) antes de compartilhá-las com a equipe.

• Configure modelos para reuniões regulares: adicione as Anotações IA aos seus modelos de bases de dados para começar a fazer anotações automaticamente em suas reuniões recorrentes, como encontros individuais, standups e reuniões de equipe. Saiba mais aqui.

Uma boa documentação de reuniões reduz a confusão, mantém todos responsáveis e garante que as decisões importantes não se percam no meio do caminho. Veja aqui cinco maneiras de manter as suas reuniões produtivas e as suas anotações práticas:

• Defina a agenda com antecedência: compartilhe uma agenda clara com antecedência na guia de notas para que todos estejam preparados. Isso ajuda a manter os debates focados e garante que você cubra os principais tópicos no tempo disponível.

• Escolha o estilo da reunião: clique no menu de três pontos para escolher entre quatro formatos: automática, vendas, stand-upou reunião de equipe. Cada um organiza as anotações de forma diferente para se adequar ao tipo de reunião, e você pode personalizá-las para a sua conversa.

• Faça anotações de forma colaborativa e em tempo real: como a IA do Notion analisa tanto as anotações quanto a transcrição ao criar resumos, incentive todos a adicionar as suas ideias e destaques na guia de anotações. Quanto mais informações, melhores serão os resumos!

• Marque colegas de equipe em itens de ação: ao anotar coisas na guia anotações ou compartilhar ideias durante a reunião, use menções com @ para marcar os colegas de equipe. Isso ajuda a IA do Notion a transformar essas menções em próximos passos claros que todos podem realizar.

  

• Configure uma base de dados de anotações de reunião: mantenha todas as suas anotações de reunião em um só lugar criando uma base de dados dedicada. Isso facilita muito encontrar anotações anteriores e ajuda a desenvolver melhores hábitos de documentação, especialmente quando as Anotações IA já fazem parte dos seus modelos. Confira o nosso curso sobre como criar uma base de dados de anotações de reunião.

Manter as suas anotações de reunião em uma base de dados do Notion permite que você as conecte facilmente a projetos, tarefas ou pessoas relacionadas usando as propriedades Relação e Rollup. É uma maneira simples de garantir que cada discussão permaneça ancorada no contexto certo. Com essa configuração, as equipes podem:

• Conectar as anotações a projetos e tarefas: assim como vincular o feedback semanal da equipe de marketing às páginas do projeto. Isso ajuda a acompanhar todas as atualizações e decisões de design em um só lugar, facilitando a consulta do que aconteceu e quando.

• Marque colegas de equipe em itens de ação e atribua a responsabilidade diretamente a partir da anotação da reunião: ao debater os recursos do produto, você pode conectar todas as suas decisões às páginas do projeto e aos documentos de especificações. Isso facilita muito a consulta de debates importantes quando você precisar delas mais tarde durante o desenvolvimento.

Após a conclusão da reunião, o seu tempo deve ser dedicado a fazer o trabalho avançar, não a decifrar anotações confusas. As Anotações IA ajudam você a manter o foco no que importa. Veja como:

• Obtenha resumos claros após o término da reunião: a IA aprimorará as suas anotações e a transcrição, gerando resumos organizados após o término da reunião.

• Deixe a IA ajudar com o acompanhamento das reuniões: a IA do Notion pode ajudar a redigir e-mails de acompanhamento, atualizações de status do projeto, tudo o que você precisar. Por exemplo, se você for um líder de vendas, peça à IA do Notion que crie uma atualização rápida do status do negócio para a liderança com base nas anotações da reunião com o cliente.

• Obtenha respostas rápidas do histórico de reuniões: faça perguntas à IA do Notion sobre reuniões anteriores diretamente do seu espaço de trabalho, como "O que foi decidido sobre o cronograma de lançamento do novo produto?" ou "Qual foi a decisão final sobre o orçamento de marketing?". Como as suas anotações estão conectadas, você receberá respostas claras com links para os debates originais.

Com as Anotações IA, você deixa a IA do Notion lidar com a documentação enquanto conduz o debate, colabora com a sua equipe e toma medidas sobre o que mais importa.