El playbook de Notion de Puzzle: ocho formas en que las startups pueden ahorrar más de 8 horas a la semana

En el mundo de las startups, a menudo hablamos de encontrar el producto adecuado para el mercado. Pero también necesitamos hablar sobre el ajuste producto-empresa, o encontrar los productos adecuados que impulsen el trabajo diario de la empresa.

Cuando comenzamos Puzzle, nuestra misión era clara: construir un sistema de inteligencia financiera que ayude a los fundadores a tomar mejores decisiones de negocios. Como emprendedor en serie cuyas compañías han reunido más de 1.000 millones de dólares en capital, he visto de primera mano cómo la infraestructura operativa correcta puede determinar el éxito de una compañía. Eso es exactamente lo que necesitábamos en Puzzle para apoyar nuestro rápido crecimiento, y es por eso que recurrimos a Notion.

Notion no es solo otra aplicación en la pila de tecnología de Puzzle, es nuestro sistema nervioso central. Es donde las ideas cobran vida, los procesos toman forma y los equipos colaboran a la perfección. Hemos desarrollado ocho estrategias clave para ayudarnos a aprovechar todo el poder de Notion. Nos han ahorrado innumerables horas de trabajo redundante y han transformado Notion de una simple herramienta en la base de nuestras operaciones.

Ya sea que seas fundador de una startup o lideres un equipo que busca optimizar tus operaciones, así es como puedes hacer de Notion la fuerza motriz detrás del crecimiento y éxito de tu empresa:

En Puzzle, vivimos según el adagio clásico “si no está por escrito, no sucedió”. En nuestro caso, si no está en Notion, no existe.

Nuestro espacio de trabajo Notion se ha convertido en nuestra Fuente Única de la Verdad (Single Source of Truth, SSOT), un centro de conocimiento integrado donde nuestro conocimiento institucional crece y evoluciona con nuestra empresa. Todo está conectado, desde la información fundacional de la empresa (como políticas y procedimientos) hasta iniciativas estratégicas (incluidos los OKR y los objetivos de equipo de toda la empresa) y el pulso diario de trabajo que ocurre en herramientas especializadas como Linear. Cada documento, archivo de diseño, panel de datos, actualización de proyectos y conversación clave de herramientas conectadas como Slack se convierte en parte de nuestra inteligencia colectiva.

Al hacer Notion nuestro espacio de trabajo principal, hemos hecho que el conocimiento de la empresa sea más fácil de encontrar a través de una organización intuitiva y hemos creado un entorno donde la información fluye de forma natural entre equipos. Esta configuración ahorra tiempo a todos y fomenta una mejor colaboración. Cuando todo está en una fuente central de verdad (o al menos conectado a través de integraciones), los miembros del equipo pueden compartir conocimientos y aprender unos de otros más fácilmente. Puedes utilizar las herramientas de importación de Notion para migrar tu contenido existente de las herramientas heredadas, lo que te permite ir eliminándolas gradualmente y crear una pila tecnológica más consolidada y conectada con Notion como su SSOT.

Para establecer Notion como SSOT, es necesario hacer una declaración clara e intencional. Esto puede ser un anuncio de toda la empresa en una reunión plenaria o a través de una filosofía documentada en su guía de “formas de trabajar”. Este paso fundamental sienta las bases para implementar con éxito los principios restantes que exploraremos, cada uno de los cuales refuerza el papel de Notion como el sistema nervioso central de su empresa.

Utilizamos Notion para crear una experiencia perfecta desde la primera entrevista de un candidato y durante todas las fases de su incorporación. Este enfoque no solo agiliza nuestros procesos sobre personal, sino que también introduce a nuevos empleados en nuestra cultura de documentación e intercambio de conocimientos desde el primer día.

Usar Notion para la incorporación tiene un doble propósito: crea una experiencia consistente para los nuevos empleados, al tiempo que anima a los equipos a documentar sus procesos y conocimientos esenciales. A medida que los equipos preparan materiales de incorporación, construyen y perfeccionan naturalmente su documentación, creando una base de conocimiento institucional que se repite colectivamente en el tiempo.

• Establece plantillas en tu espacio de trabajo para todo, desde descripciones de puestos hasta tarjetas de puntuación para entrevistas, para garantizar la coherencia y ahorrar tiempo

• Las listas interactivas ayudan a las nuevas contrataciones a seguir su progreso y a sentirse responsables del proceso

• Facilitar la incorporación en Notion permite a los empleados encontrar información de forma independiente y utilizar Notion AI para responder a sus preguntas antes de tener que pedir ayuda a sus compañeros de equipo

• La configuración de permisos permite el acceso gradual a información confidencial a medida que los empleados avanzan en la incorporación

En Puzzle, hemos hecho de la comunicación asincrónica una piedra angular de cómo trabajamos juntos al convertir las páginas Notion en espacios de discusión dinámicos donde se toman las decisiones. Nuestros equipos documentan decisiones, comparten actualizaciones y resuelven problemas sin programar reuniones interminables, una práctica que es especialmente valiosa para nuestro equipo, ya que está distribuido. Este enfoque ha reducido drásticamente el volumen de reuniones y al mismo tiempo ha mejorado la calidad de nuestros debates y decisiones.

• Crear espacios estructurados con plantillas para diferentes tipos de documentación (propuestas, decisiones, actualizaciones)

• Establecer protocolos de documentación claros: especificar cuándo usar comentarios frente a nuevas páginas, cómo etiquetar a las personas adecuadas y los tiempos de respuesta previstos

• Aplicar un ciclo de examen periódico para mantener la documentación actualizada y pertinente

• Utilizar los comentarios y las @menciones de Notion estratégicamente para conectar a compañeros de equipo manteniendo el enfoque en las discusiones

• Aprovechar las automatizaciones para notificar a los equipos en Slack y correo electrónico cuando se realicen actualizaciones importantes

Teamspaces in Notion proporciona una arquitectura de información elegante que equilibra el conocimiento especializado del equipo con la visibilidad interfuncional. Cada función mantiene su propio espacio dedicado para el contenido específico del equipo, al tiempo que facilita a otros descubrir información relevante. Esta estructura garantiza que los equipos puedan organizar sus conocimientos especializados de manera efectiva sin crear barreras a la colaboración.

Por ejemplo, nuestro espacio de equipo de ingeniería contiene documentación técnica detallada que está organizada para el uso diario de los ingenieros, mientras permanece accesible cuando los jefes de producto necesitan contexto general. Del mismo modo, nuestro espacio de equipo de ventas organiza los insights de los clientes y los comentarios del mercado de una manera que funciona para el equipo de ventas, al tiempo que hace que esta valiosa información sea fácil de encontrar para usarla las decisiones del producto.

• Plantillas específicas para el equipo adaptadas a los flujos de trabajo y la documentación recurrentes del equipo

• Vistas de base de datos diversas para presentar información de manera que funcione no solo para ese equipo sino para sus asociados interfuncionales más cercanos

• Propietarios de páginas, fechas de vencimiento y verificacionesde la información más importante para garantizar que el contenido sea de calidad y fiable, y esté actualizado

• Mantenga la documentación lo más abierta posible usando permisos granulares a nivel de página y base de datos para equilibrar la transparencia con la privacidad necesaria

Una cultura de documentación no es solo un principio, es un músculo que toda startup necesita desarrollar. Crear una sólida cultura de la documentación requiere directrices claras y hábitos prácticos que los equipos puedan seguir día a día para que se conviertan en algo natural.

• Empezar poco a poco: comenzar con las notas básicas de las reuniones y los registros de decisiones, y luego ampliar gradualmente a documentación más compleja a medida que los equipos crean el hábito

• Convertirlo en una rutina: incorporar puntos de control de documentación en los flujos de trabajo existentes, como requerir propuestas por escrito antes de las reuniones y capturar decisiones clave después

• Mantenerlo fresco: programar sesiones de revisión periódicas donde los equipos actualicen y mejoren su documentación más utilizada

• Destacar los buenos documentos: encontrar ejemplos de documentación efectiva durante las reuniones del equipo y reconocer a los colaboradores que ayudan a otros a aprender

A pesar de que todos los equipos de Puzzle comienzan con la misma configuración básica de Notion, lo que lo hace realmente especial es que cada equipo puede ajustar cómo lo usa para adaptarlo a sus necesidades específicas. Como cualquier startup sabe, los procesos y sistemas evolucionan naturalmente con el tiempo, por lo que es crucial usar herramientas que puedan adaptarse y escalarse junto con su negocio a medida que crece. La flexibilidad de Notion lo hace posible, lo que permite a los equipos perfeccionar continuamente sus flujos de trabajo a medida que cambian sus necesidades.

Por ejemplo, un equipo de ingeniería podría comenzar con un seguimiento de tareas simple antes de construir un sistema completo de planificación de sprints, mientras que un equipo de marketing podría pasar de la planificación básica de campañas a calendarios de contenido y seguimiento analítico completos. Esta progresión natural permite a cada equipo construir el espacio de trabajo perfecto para sus necesidades mientras se mantiene conectado con el panorama general.

• Comenzar de forma sencilla e iterar a menudo: empieza con flujos de trabajo básicos que los equipos puedan probar y perfeccionar con el tiempo a medida que descubren lo que funciona

• Mantener barandillas de seguridad: utiliza un conjunto estándar de propiedades y plantillas de base de datos para garantizar la coherencia, pero da libertad a los equipos para personalizar sus vistas y procesos

• Conectar los flujos de trabajo de los equipos: aprovecha las relaciones y rollups para vincular el trabajo entre equipos manteniendo la forma de trabajo preferida de cada equipo

Nuestro equipo de más de 50 empleados ha transformado su forma de trabajar integrando la IA de Notion en sus flujos de trabajo diarios. Al principio, los equipos utilizaban principalmente la IA para encontrar respuestas rápidamente haciendo preguntas sobre la información distribuida en nuestro espacio de trabajo, desde las especificaciones del producto hasta las notas de reuniones y los comentarios de los clientes. Con diez minutos ahorrados por consulta y un promedio de cinco consultas por persona al día, ¡eso es 50 minutos ahorrados diariamente, o más de veintiún horas semanales en toda la empresa!

Ahora, hemos ampliado cómo aprovechamos la IA de Notion en diferentes aspectos de nuestro trabajo, usándolo tanto como un asistente inteligente como una poderosa herramienta de automatización:

• Encuentra respuestas instantáneas a preguntas complejas haciendo que la IA analice la información a través de herramientas y bases de datos conectadas

• Convierte las notas de las reuniones en planes de proyecto viables extrayendo automáticamente las decisiones clave y clasificando los próximos pasos

• Personaliza la documentación técnica para diferentes audiencias: haz clic para convertir las especificaciones de ingeniería en panoramas generales útiles para ventas

• Extrae información sobre el producto pidiendo a la IA que identifique patrones en las conversaciones con los clientes y las solicitudes de funciones

• Crea informes de análisis competitivos haciendo que la IA sintetice la investigación del mercado interior y el feedback de los clientes

Así como la documentación y los flujos de trabajo de su equipo viven en Notion como conocimiento organizacional compartido, entender quién está haciendo qué y cuándo es igualmente inteligencia colectiva vital. Nuestro sistema de gestión de tareas en Notion conecta el trabajo individual con las prioridades de toda la empresa, dando a los equipos un contexto claro al tiempo que proporciona visibilidad del progreso al equipo de liderazgo. Vinculando las tareas a iniciativas estratégicas, registrando las puntuaciones de impacto y automatizando las notificaciones, hemos creado un sistema que ayuda a todos a entender cómo su trabajo contribuye a objetivos mayores.

• Las capacidades de referencia cruzada conectan las tareas con documentos, reuniones y proyectos relevantes, con todo el contexto integrado con el trabajo, creando una rica red de conocimiento

• Las vistas flexibles permiten a cada miembro del equipo organizar las tareas a su manera manteniendo una única fuente de verdad

• Las fórmulas personalizadas pueden calcular automáticamente la prioridad en función de múltiples factores como la urgencia, el esfuerzo y el valor estratégico

• Las relaciones entre bases de datos de tareas ayudan a establecer dependencias y facilitan la planificación de recursos entre equipos

A medida que su startup crece, tener una sola fuente de verdad se vuelve cada vez más crítico para mantener la alineación, mantener el conocimiento institucional y permitir una rápida toma de decisiones. Lo que he compartido aquí representa años de refinamiento como fundador y como equipo en Puzzle, lo que resulta en mejoras medibles en la eficiencia del equipo, una menor carga de reuniones y tiempos de incorporación más rápidos.

Si lo que he compartido aquí resuena contigo pero parece un poco desalentador, mi consejo es simple: comienza poco a poco, pero comienza hoy. Elige solo un área, tal vez documentación de reuniones o guías de incorporación, y vete construyendo a partir de ahí.

El futuro del trabajo es transparente, conectado y cada vez más asíncrono. Al construir el sistema operativo de tu empresa en Notion, no solo resuelves desafíos organizacionales inmediatos. También estás creando una ventaja competitiva que aumentará con tu éxito y se multiplicará con el tiempo.

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