Wie Ramp die Kosten für Tools um über 70 % gesenkt und KI im gesamten Unternehmen skaliert hat

Ramp ist eines der am schnellsten wachsenden Unternehmen aller Zeiten. Zu Beginn verfolgte das Unternehmen die Philosophie „Arbeite, wie du willst“. Doch als die Zahl der Mitarbeitenden auf über 1.000 anstieg, führte diese Flexibilität zu unerwarteten Reibungen: Teams hatten Schwierigkeiten, effizient zusammenzuarbeiten, Wissen wurde in Silos eingeschlossen und es erwies sich als nahezu unmöglich, KI über nicht vernetzte Systeme hinweg zu implementieren. Die zunehmende Komplexität war nicht nur ineffizient, sondern schränkte auch die Fähigkeit von Ramp ein, ihr größtes Kapital zu nutzen – das gemeinsame Wissen ihrer Mitarbeitenden.

Notion erwies sich schon bald als einfache Lösung für das Software-Durcheinander im Unternehmen. Durch die Vereinheitlichung der verstreuten Tool-Landschaft – von Projektmanagement und Roadmap-Planung bis hin zu Dokumentation und Wissensdatenbanken – konnte Ramp seine Teams produktiver werden lassen und gleichzeitig eine nahtlose Anpassung im gesamten Unternehmen ermöglichen. Mit integrierter KI kann sich jeder weniger auf die Informationssuche und mehr auf sinnvolle, gemeinsame Arbeit konzentrieren.

Nach der Evaluierung mehrerer Plattformen stellte Ramp fest, dass sich Notion vor allem dadurch unterscheidet, dass es ihre gesamte Arbeitsinfrastruktur neu gestalten kann. Die Kombination aus anpassbaren Workflows, Zusammenarbeit in Echtzeit, nahtloser Einbindung bestehender Tools und leistungsstarker KI war genau das, was Ramp brauchte, um Silos aufzulösen, die das Wachstum des Unternehmens zu bremsen drohten.

Innerhalb weniger Monate wurde Notion zum Betriebssystem von Ramp. Teams von Produkt bis Marketing sind von isolierten Einzellösungen zu Notion gewechselt, und eine weitere Konsolidierung steht bereits bevor. Jetzt fließt das gesamte Unternehmenswissen durch einen einzigen vernetzten Knotenpunkt – und KI ist tief in die tägliche Arbeit eingebunden:

• Enterprise Search liefert Antworten und nicht nur Ergebnisse: Notion-KI durchsucht das gesamte Unternehmenswissen, Projektdokumente und sogar verknüpfte Tools wie Slack und GitHub und zeigt relevante Informationen in Sekundenschnelle an.

• KI-gestützte Arbeit mit Kontext: Teams erstellen Dokumentationen, Besprechungsprotokolle und Projektupdates genau dort, wo sie arbeiten – und zwar mit dem vollständigen Kontext ihres gesamten organisatorischen Wissens, um den manuellen Aufwand zu reduzieren.

• Automatisierte Verarbeitung von Kundenfeedback: Das Product-Operations-Team arbeitet in enger Abstimmung mit den kundenorientierten Teams, die Notion nutzen, um Kundenfeedback zu sammeln, zu verschlagworten und direkt mit der Produkt-Roadmap zu verknüpfen. So können Iterationen schneller umgesetzt und die Kundenbedürfnisse gezielter erfüllt werden.

Ramp verzeichnet bereits spürbare operative Verbesserungen und einen positiven Effekt auf das Geschäftsergebnis. Durch die Abschaffung überflüssiger Softwarelizenzen und die Zentralisierung der Arbeit in einem einzigen Tool, erzielt das Unternehmen direkte Kosteneinsparungen in Höhe von mehreren hunderttausend Dollar jährlich. Die Kosten für Produktivitätstools pro Mitarbeitendem sanken im Vergleich zu den alten Tools um über 70 %.

Die Vorteile gehen weit über den finanziellen Gewinn hinaus. Mit Notions KI-gesteuertem Workspace finden Mitarbeitende Informationen jetzt bis zu 60 % schneller und einige Teams berichten, dass sie Projekte dreimal schneller abschließen. Jede Abteilung hat effizientere Arbeitsmethoden entdeckt:

• Die Produkt- und Entwicklungsabteilung hat das Roadmap-Management und die Feedback-Workflows mit KI-gesteuerten Status-Updates und der Verfolgung von Funktionsanfragen optimiert. Die Führungskräfte haben einen vollständigen Überblick über die anstehenden Launches und werden durch Automatisierungen gewarnt, wenn sich die Zeitleisten verschieben.

• Marketing und Vertrieb vereinheitlichen die Launch-Planung und den Vertriebseinsatz, indem sie KI nutzen, um Fragen von der Kampagnenanalyse bis zu Zusammenfassungen von Kundenanrufen sofort zu beantworten.

• IT und Beschaffung haben die Sicherheit und Skalierbarkeit durch zentralisiertes Workspace-Management, Dokumentation und Onboarding verbessert.

Ramps Transformation war kein einmaliger Erfolg, sondern das Ergebnis einer starken Partnerschaft und einer klaren Vision für eine andere Arbeitsweise. Notions Kundenerfolgs- und Support-Teams gaben detaillierte Anleitungen zur Implementierung, führten umfassende Schulungen durch und arbeiten weiterhin eng mit dem Ramp-Team zusammen. Wie Ramps Erfolgsgeschichte zeigt, geht es auf dem Weg zu einem wirklich vernetzten, KI-fähigen Workspace nicht nur um die Bereitstellung neuer Tools, sondern auch darum, die Zusammenarbeit von Teams neu zu gestalten.