Parloa ist mit Notion um das 5-Fache gewachsen und hat gleichzeitig die Softwarekosten halbiert

Mit der Agentic-AI-Plattform von Parloa optimieren Unternehmen ihren Kundenservice in Sekundenschnelle. Doch für die internen Teams von Parloa war es alles andere als einfach, Antworten auf ihre Arbeitsfragen zu finden. Das Projektmanagement lief über Asana, die technische Dokumentation in Confluence und interne Prozesse in Coda. Jede Anwendung hatte ihre eigene Struktur und nur begrenzte KI-Möglichkeiten. Dadurch wurde die Zusammenarbeit zwischen den Teams erschwert. Um den nötigen Kontext zu finden, mussten ständig Tabs gewechselt und Slack-Nachrichten verschickt werden – ein Zeitaufwand, den sich Parloa nicht leisten konnte, während Mitarbeiterzahl und Softwarekosten stiegen.

Die Führungsebene von Parloa erkannte, dass für das rasante Unternehmenswachstum ein einheitlicheres System nötig war, das Teams und Aufgaben zusammenbringt und durch leistungsstarke KI unterstützt wird. Nach gründlicher Prüfung zeigte sich, dass Notion ihnen nicht nur dabei helfen würde, Tools zu konsolidieren, sondern auch ihre gesamte Arbeitsweise grundlegend verändern könnte.

Die Umstellung auf Notion verwandelte Parloas verstreute Daten in einen lebendigen, durchsuchbaren internen Wissenspeicher. So wurde Notion zur „Single Source of Truth“ für jedes Projekt, jeden Prozess und jedes Dokument. Notion-KI entwickelte sich zum kollektiven Gedächtnis von Parloa—nicht nur, um Neuigkeiten und Inhalte abzurufen, sondern auch, um Antworten und Zusammenhänge aus referenzierten Quellen in Slack, Google Drive oder anderen Tools zu erhalten.

Die schnellen, kontextbezogenen Antworten in Notion begeisterten die Teams von Parloa derart, dass sich das neue System wie von selbst innerhalb des Unternehmens ausbreitete und die Teams Notion-KI auf unterschiedliche Weise nutzen. Seit der Umstellung:

• arbeiten die Vertriebsteams Hand in Hand. Produkt-Demos und Vorlagen sind in einer zentralen Datenbank gespeichert. Vertriebsmitarbeiter/-innen können Notion-KI Fragen wie zum Beispiel „Welcher Teil der Demo ist für Kunden aus der Healthcare-Branche besonders wichtig?“ stellen und erhalten sofort kontextbezogene Antworten. Das hat den Aufwand für Vorbereitung und Kommunkation erheblich reduziert, gleichzeitig aber auch zu einheitlicheren Kundeninteraktionen geführt. Ein weiterer Nebeneffekt: Neu eingestellte Mitarbeitende können von Anfang an bei Kundenmeetings dabei sein.

• beschleunigt eine „Interview Academy“ Personaleinstellungen. Das für die Talentgewinnung zuständige Team entwickelte ein interaktives Trainingsprogramm mit Videos, Quizfragen und KI-gestützten Antworten. Dadurch konnten über alle Abteilungen hinweg die Einstellungszyklen verkürzt und die Qualität der Neueinstellungen erhöht werden. Gleichzeitig fanden die Mitarbeitenden wertvolle organisatorische Informationen, die sie so nirgends sonst gefunden hätten.

• fühlt sich der Arbeitsalltag einfacher an. Die Teams verbringen weniger Zeit mit der Suche nach Informationen und können sich mehr ihren eigentlichen Aufgaben widmen. Ein einziger Prompt an Notion-KI bringt perfekt zusammengestellte Insights aus ihrem Workspace und vernetzten Apps hervor.

Für Karim und das IT-Team von Parloa ging es bei der Umstellung zu Notion nicht nur darum, ein neues Tool einzuführen. Vielmehr handelte es sich um eine strategische Neuausrichtung der digitalen Infrastruktur. Dabei ersetzte Parloa ein fragmentiertes System bestehend aus Coda, Confluence und anderen Tools durch Notion und Notion-KI. Das senkte die Kosten um 50 % und verringerte zudem die Komplexität. Mit den Vorlagen im Notion-Marketplace konnte Parloa schnell durchstarten. Dank der nativen Integrationen zu bestehenden Tools von Parloa war gewährleistet, dass Informationen nicht in Spezialanwendungen stecken bleiben und für den Rest des Unternehmens unzugänglich sind. Diese organisierte und leicht zugängliche Informationsbasis war für die internationale Expansion von Parloa entscheidend und ermöglichte es dem Unternehmen, sein ehrgeiziges Innovationstempo beizubehalten.

Parloa benötigte einen Workspace, der sich mit dem Wachstum des Unternehmens weiterentwickelt und unternehmensrelevante Sicherheitsanforderungen wie SAML, granulare Berechtigungen und SCIM-Bereitstellung erfüllte. Notion konnte bei all diesen Aspekten punkten und bietet zudem eine „Zero Data Retention Policy“, sodass keine Daten bei LLM-Anbietern gespeichert werden – und das alles in einer einzigen, flexiblen Lösung. Während Parloa auf mehrere Hundert Mitarbeitende anwuchs, entdeckten die Teams neue Möglichkeiten, um Workflows zu vernetzen, Wissen auszutauschen und zusammenzuarbeiten. Dinge, für die zuvor mehrere Spezialtools erforderlich waren.

Fazit: Mit Notion konnte Parloa die Kosten für Software nahezu halbieren und auf verschiedenen Plattformen gespeicherte Inhalte in einem einzigen wertvollen Wissensspeicher zusammenführen. Dadurch können die globalen Teams des Unternehmens nun bessere Entscheidungen treffen, dank KI schneller auf organisatorische Inhalte zugreifen und somit den Grundstein für die Verfünffachung der Anzahl der Mitarbeitenden legen. Nach oben sind dabei keine Grenzen gesetzt.